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Accueil en entreprise

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09 mai 2020

La première question qui revient souvent est : “c’est quoi la différence entre une hôtesse d’accueil en entreprise et une hôtesse d’accueil en événementiel ?”. Il n’y en a pas ? Et bien si !
 
En soit, il n’y a pas tant de différences que cela en terme d’exigence et de qualités requises. Mais la différence principale réside dans le fait que l’hôte ou l’hôtesse d’accueil en entreprise est “intégré” et personnifie l’entreprise. Il ou elle travaille au sein de l’entreprise, au siège ou au sein d’une filiale, sur différents postes ou en fixe. L’hôtesse est davantage considérée comme un membre du staff de l’équipe même si, la plupart du temps, les entreprises font appel à des prestataires spécialisés pour embaucher ces mêmes hôtes ou hôtesses.
 
VOS MISSIONS SI VOUS LES ACCEPTEZ...
 
assurer l’accueil physique : c’est-à-dire représenter l’entreprise à l’arrivée des visiteurs. L’image est donc une donnée essentielle à prendre en compte dans le recrutement des hôtes et hôtesses.
 
assurer l’accueil téléphonique : c’est-à-dire être le premier contact de l’entreprise, celui ou celle qui donnera cette première bonne impression au téléphone et qui saura renseigner ou diriger l’appel vers le bon interlocuteur.

Comme tu le constates, l’hôte ou hôtesse d’accueil en entreprise est la vitrine de l’entreprise.
 
Voici l’essentiel des missions d’un hôte ou d’une hôtesse d’accueil en entreprise. Ces missions peuvent varier d’un poste à l’autre :
 
l’hôte ou hôtesse accueille, renseigne, informe, guide, fait patienter les nouveaux visiteurs
 
l’hôte ou hôtesse d’accueil oriente les visiteurs vers les bonnes personnes. Ces personnes peuvent être très variables : employé de l’entreprise, directeur, prestataires travaillant sur place, agent de sécurité, etc.
 
l’hôte ou hôtesse d’accueil peut proposer ou servir le café ou de l’eau
 
l’hôte ou hôtesse d’accueil vérifie l’identité d’un visiteur via sa carte d’identité afin de leur remettre un badge pour accéder aux espaces internes et privés
 
l’hôte ou hôtesse d’accueil est amené à rédiger des courriels en tant qu’assistant, mais aussi des missions plus administratives concernant la gestion des plis, des colis, le classement de documents, les services généraux…
 
l’hôte ou hôtesse d’accueil accueille également les coursiers, réserve ou gère des salles de réunion pour les collaborateurs de l’entreprise, anticipe les retours des visiteurs ou membre du personnel en réservant des taxis, des trains ou des billets d’avion ou des chambres d’hôtels.
 
l’hôte ou hôtesse d’accueil peut être le relais pour des missions diverses : prise de rendez-vous, intervention lors d’un événement interne pour une annonce micro ou une préparation de cadeaux, traduction ou interprétariat, affichage dans l’entreprise, etc.
 
Bref, tu l’as compris, ces missions s’apparentent beaucoup aux missions de l’accueil événementiel.
 
Les postes sont d’une durée variable mais la majorité d’entre eux sont en CDI avec des avantages non négligeables. Ils peuvent démarrer avec une rémunération au SMIC horaire mais certains postes plus haut de gamme ou nécessitant plus de compétences ont des rémunérations supérieures.
 
Enfin, des postes de remplacement - pour une cible étudiante - sont proposés lors des vacances scolaires (été et fêtes de fin d’année) en CDD ; et des postes de volantes sont nécessaires pour accueillir différents lieux mais ne nécessitant pas d’hôte ou hôtesse à plein temps.
 
UN JOB COMPLET QUI NÉCESSITE DES QUALITÉS ! LES AS-TU ?
 
Maintenant que tu as davantage d’informations sur le métier d’hôte ou hôtesse d’accueil en entreprise, passons aux questions suivantes, à savoir : “as-tu les qualités requises ?” “es-tu fait pour ce métier ?”
 
Les qualités que recherchent les entreprises sont :
 
une personne ayant une présentation et une tenue irréprochable à l’image de l’entreprise (nous décrirons cette partie plus en détail dans un article prochainement)
 
une personne naturellement avenante et souriante avec un fort sens du relationnel
 
une personne bien éduquée, polie, qui a le sens du savoir-vivre et du savoir-être
 
une personne avec une bonne élocution et qui sait écouter et se taire quand il le faut
 
une personne disponible et pro-active dans tous types de situations, qui sait donner la priorité aux clients avant ses missions habituelles
 
d’autres qualités comme la polyvalence, la patience, l’humilité, l’engagement et la curiosité vis-à-vis de l’entreprise sont également des forces très appréciées
 
Si tu te reconnais dans ce profil, hourra ! Mais allons plus loin si tu rassembles les compétences préférés des employeurs :

la maîtrise de l’anglais, au moins à l’oral, pour pouvoir s’exprimer au téléphone et face à une clientèle internationale (notamment dans les grandes entreprises, les cabinets d’avocats, les succursales, etc.)
 
la maîtrise d’une autre langue est évidemment un plus mais pas obligatoire, les langues les plus demandées sont : le chinois, l’espagnol, l’italien, l’allemand, l’arabe, le russe, etc.

la maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte type Word ou Google Docs, tableur type Google Sheets ou Excel, etc.) et les outils internet type Google Drive, les boîtes mails ou connaître différents navigateurs. Bref, un minimum requis est nécessaire pour traiter les tâches administratives.
 
des compétences liées aux outils et à la culture de l’entreprise. Si tu connais déjà les logiciels ou le vocabulaire utilisés par l’entreprise, ce sera un véritable atout lors de l’entretien de recrutement. Mais je te rassure, la majorité du temps, tu es formé en temps et en heure.
 
Il n’est officiellement pas obligatoire d’obtenir un diplôme ou de suivre une formation spécifique pour devenir hôte ou hôtesse d’accueil en entreprise. Mais cela peut être utile d’en obtenir. Un BAC pro est par exemple devenu, au fil des années, le minimum requis lorsqu’il s’agit de décrocher un CDI.
 
Même si la demande est forte, renforcer ton CV ne te fera que du bien, aussi bien en terme de compétences ou d’expériences, que pour faciliter tes embauches futures. Nous détaillerons les différents diplômes, formations existantes et niveau de rémunération dans un prochain article !
 
Voilà un premier tour d’horizon du métier d’hôte et hôtesse d’accueil en entreprise. Sache qu’une grande majorité des postes sont désormais proposés par les agences d’hôtesses qui sert d’intermédiaire et de formateur. Pour retrouver leurs offres, clique ici en t’inscrivant directement !