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Accueil événementiel

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09 mai 2020

N’as-tu jamais rêvé de voir Nadal taper quelques balles pour s’entraîner ? Découvrir l’ancienne maison de Monsieur Kenzo ? Accueillir les plus grands artistes avant un concert au Stade de France ? Participer à la plus grande course cycliste au monde ? Oui ? Alors, l’accueil événementiel est fait pour toi !
 
A travers cet article, tu vas découvrir les dessous du métier et mieux cerner pourquoi nous avons tant besoin des hôtes ou hôtesses durant des événements.
 
DÉCOUVREZ LE MÉTIER A TRAVERS LE PARCOURS DE NOTRE VISITEUR !
 
L’hôte ou l’hôtesse événementielle est la personne en charge d’accueillir des invités ou toutes personnes arrivant sur un lieu d’événement ou d’exposition. Elle agit donc en fonction des invités. Ce métier est pourvu de nombreuses petites missions.
 
Il s’agit principalement de jobs ponctuels sous la forme de CDD ou de CIDD. Les missions peuvent durer seulement quelques heures mais peuvent également s’allonger sur plusieurs semaines comme pour le Mondial de l’Automobile ou Roland-Garros. Les agences d’hôtes et d’hôtesses recherchent principalement des étudiants mais aussi des personnes en reconversion ou à la recherche de leur premier emploi.
 
Ci-après les différentes missions d’un hôte ou d’une hôtesse événementielle en prenant l’exemple du parcours d’un visiteur - nous l'appelerons Dominique - sur un événement. Ces missions ne sont pas systématiques :

accueil physique : lorsque Dominique arrive sur l’événement, il est accueilli par une hôtesse événementielle afin d’être reçu comme « à la maison ». Un simple « Bonjour Monsieur/Madame » et un sourire sont les clés pour bien démarrer.
 
orientation/information : Dominique ne connaît pas forcément le lieu, l’hôte sera donc présent pour l’assister au mieux. L’hôtesse est parfois « volante », c’est-à-dire qu’elle déambule aux portes d’entrée ; parfois « fixe » sur un stand de point information. Afin de connaître toutes les informations d’un événement (horaires, lieux, toilettes, conférences, presse, etc.), l’hôtesse est formée au préalable et un guide - dans les salons par exemple - lui est fourni peu avant l’événement.
 
vestiaire : Dominique sait désormais où se situe le vestiaire où un hôte se charge de prendre ses affaires. Sur des salons internationaux, beaucoup de visiteurs viennent avec leur valise, notamment le dernier jour. Une bagagerie peut être disponible en complément du vestiaire classique.
 
enregistrement/badges : notre visiteur préféré continue son parcours et une fois renseigné par l’hôtesse, on souhaite généralement passer les étapes de l’enregistrement ou du contrôle d’accès. Des hôtes et hôtesses ont donc souvent pour rôle d’enregistrer les visiteurs. Si l’enregistrement est payant, l’hôte ou l’hôtesse travaillera directement avec les hôtesses de caisse. Si l’enregistrement est gratuit, l’hôtesse préparera le badge parfois nominatif du visiteur. Sur de nombreux événements, des bornes d’enregistrement permettent de s’enregistrer directement. Parfois, le visiteur lambda a déjà son badge préparé en amont. Concernant le contrôle d’accès, un simple appareil scannant les badges (ou équivalent) sert à faire entrer le visiteur. L’hôte au contrôle peut également avoir d’autres missions en lien avec la sûreté présente sur le site.

gestion de salles : une fois entrée, Dominique souhaite assister à une conférence. Sur cet événement, sont présentes de nombreuses conférences à des horaires précis. Le plan que lui a fourni l’hôtesse à l’entrée lui sert pour se diriger. Une fois arrivé à l’entrée de la salle, un nouvel hôte lui demande de scanner son badge afin de calculer la jauge (nombre d’entrées) et de stopper les entrées une fois cette jauge dépassée. Cela peut aussi servir à établir des statistiques. Dominique (dont le surnom est “Do”) entre et aperçoit alors une autre hôtesse accueillant les intervenants. Celle-ci donne les informations à connaître pour que l’intervenant présente au mieux son exposé. Elle pose les chevalets correspondants, elle teste les micros, vérifie que la salle est propre et prête et que les intervenants ont chacun une bouteille d’eau. Une fois la conférence démarrée, elle sera d’ailleurs amenée à « passer » le micro au sein du public.
 
accueil sur stand : “Do”, notre super visiteur sort de la conférence et se dirige vers le stand d’une entreprise participant à l’événement. Une prise de rendez-vous avec un commercial est essentiel pour son activité. A l’arrivée sur le stand, une hôtesse l’accueille et lui propose un café ou un verre à boire. Celle lui demande l’objet de sa venue et lui demande de patienter dans le salon prévu à cet effet avant de rencontrer un représentant de l’entreprise.
 
remise de trophées : l’événement touche bientôt à sa fin. Dominique participe alors à une remise de trophées où sont rassemblés les acteurs du marché concernés par ce salon. Une hôtesse et un hôte remettent ensemble le trophée à l’un des participants, une autre hôtesse apporte un micro.

Après la remise de trophées, Dominique se dit que l’accueil et l’organisation ont été à la hauteur de l’événement. Avant de sortir, une dernière hôtesse lui indique le meilleur chemin à suivre pour éviter les files d’attente en sortie. C’est la fin d’une journée bien remplie et Dominique repart avec le sourire.

Comme tu as pu le lire dans cet exemple, les hôtes et hôtesses sont à chaque coin de l’événement. Ce sont des assistants dont les organisateurs ont besoin pour encadrer au mieux leur public. De plus, l’hôte ou l’hôtesse événementielle doit apprécier le travail en équipe car en plus des autres collègues, ce métier est toujours en lien avec d’autres métiers : la sûreté, le nettoyage, les traiteurs ou les métiers techniques (son, vidéo, informatique).
 
COMMENT DEVENIR HÔTESSE ÉVÉNEMENTIELLE ?
 
Il n’y a aucun diplôme obligatoire pour devenir hôte ou hôtesse événementielle même si des formations existent.

Voici les qualités requises :


• l’hôtesse événementielle doit être souriante
 
• l’hôtesse événementielle doit avoir une excellente présentation
 
• l’hôtesse événementielle doit avoir le sens du service
 
• on demande à l’hôtesse événementielle une excellente élocution
 
• l’hôtesse événementielle est dynamique
 
• l’hôtesse événementielle est fiable
 
• l’hôtesse événementielle est polyvalent
 
• l’hôtesse événementielle a le sens du relationnel

Enfin, les agences recherchent des personnes connaissant naturellement les règles du savoir-vivre et du savoir-être à la française.
Il existe de multiples missions que nous ne décrivons pas ici, mais tu seras amené à les découvrir en travaillant pour les agences d’hôtes et d’hôtesses inscrites sur le site www.hotessesconnexion.com.
 
Pour cela, nous t’invitons à t’inscrire et à postuler !